Mikä on monipaikkainen ISO-sertifiointi?

Kansainvälisen standardisoimisjärjestön (ISO) standardien monipaikkainen sertifiointi on virtaviivainen lähestymistapa, jonka avulla organisaatiot, joilla on useita toimipisteitä, voivat saavuttaa ISO-sertifioinnin tehokkaasti. Sen avulla organisaatio voi sertifioitua yhdellä sertifikaatilla, joka kattaa kaikki sen toimipaikat, jos ne täyttävät tietyt kriteerit. Näin se toimii.

Multisite-sertifikaatti ja alisertifikaatti

Jos organisaatioille, joilla on useita toimipisteitä, myönnetään multisite-sertifiointi, myönnetystä sertifikaatista käytetään yleensä nimitystä multisite-sertifikaatti. Kullekin yksittäiselle toimipaikalle tai tytäryhtiölle voidaan kuitenkin antaa alisertifikaatti tai toimipaikkakohtainen sertifikaatti.

Multisite-sertifikaatti:

• Tämä on ensisijainen varmenne, joka kattaa koko organisaation ja kaikki sen toimipaikat.
• Se osoittaa, että organisaatio kokonaisuudessaan täyttää ISO-standardin vaatimukset.

Alasertifikaatti tai toimipaikkakohtainen sertifikaatti:

• Nämä myönnetään yksittäisille toimipaikoille tai tytäryhtiöille monitoimipaikkasertifikaatin sateenvarjon alla.
• Niissä annetaan yksityiskohtaiset tiedot siitä, että kyseinen toimipaikka tai tytäryhtiö täyttää ISO-standardin vaatimukset osana monitoimipaikkasertifioinnin kokonaisuutta.
• Niissä viitataan yleensä monipaikkaiseen pääsertifikaattiin ja ilmoitetaan suhde keskusjohtamisjärjestelmään.

Multisite-sertifioinnin kriteerit

1. Keskitetty johtamisjärjestelmä:
   • Organisaatiolla on oltava keskitetty johtamisjärjestelmä, joka ohjaa kaikkia toimipaikkoja.
   • Järjestelmän kokonaishallinnasta, suunnittelusta ja valvonnasta on oltava keskitetty toiminto.
2. Samankaltaiset toiminnot:
   • Toimipaikkojen on suoritettava samankaltaisia toimintoja ja prosesseja saman hallintajärjestelmän alaisuudessa.
   • Standardia sovelletaan yhdenmukaisesti kaikissa toimipaikoissa.
3. Sisäiset auditoinnit:
   • Kaikissa toimipaikoissa on suoritettava sisäisiä auditointeja ISO-standardin noudattamisen varmistamiseksi.
   • Keskustoiminnon on varmistettava, että auditointituloksista tiedotetaan ja että niitä käsitellään kaikissa toimipaikoissa.
4. Korjaavat toimenpiteet:
   • Korjaaviin toimenpiteisiin on sovellettava yhdenmukaista lähestymistapaa kaikissa toimipaikoissa.
   • Korjaavien toimien toteuttamista olisi seurattava ja todennettava keskitetysti.

Monen toimipaikan sertifiointiprosessi

1. Hakemus ja suunnittelu:
   • Organisaatio hakee monen toimipaikan sertifiointia ja antaa yksityiskohtaiset tiedot kaikista toimipaikoista ja toiminnan laajuudesta.
   • Sertifiointielin tarkastaa hakemuksen vahvistaakseen kelpoisuuden multisite-sertifiointiin.
2. Näytteenottosuunnitelma:
   • Laaditaan näytteenottosuunnitelma, jonka avulla määritetään, mitkä toimipaikat auditoidaan.
   • Kaikkia toimipaikkoja ei tarvitse auditoida erikseen. Edustava otos valitaan esimerkiksi koon, monimutkaisuuden ja aikaisemman toiminnan perusteella.
3. Ensimmäinen sertifiointiauditointi:
   • Keskustoiminto ja otos toimipaikoista auditoidaan ISO-standardin noudattamisen arvioimiseksi.
   • Auditointiin kuuluu asiakirjojen tarkastelu, johdon katselmukset, sisäiset auditoinnit ja korjaavat toimenpiteet.
4. Valvonta-auditoinnit:
   • Säännölliset valvonta-auditoinnit tehdään otokseen valituille toimipaikoille, jotta varmistetaan jatkuva vaatimustenmukaisuus.
   • Näytteenottosuunnitelmaa voidaan mukauttaa aiempien auditointien tulosten perusteella.
5. Uudelleensertifiointiauditoinnit:.
   • Sertifiointisyklin lopussa (yleensä kolme vuotta) suoritetaan uudelleensertifiointiauditointi.
   • Tässä auditoinnissa tarkastellaan perusteellisesti keskustoiminto ja uusi otos toimipaikoista.

Multisite-sertifioinnin edut

• Kustannustehokkuus:
  • Auditointikustannusten väheneminen, koska toimipaikkakohtaisia auditointeja tarvitaan vähemmän.
  • Keskitetyt auditoinnit voivat säästää aikaa ja resursseja.
• Yhdenmukaiset standardit:
  • Varmistaa hallintajärjestelmän yhtenäisen soveltamisen kaikissa toimipaikoissa.
  • Parantaa organisaation yleistä laatua ja suorituskykyä.
• Yksinkertaistettu sertifiointiprosessi:
  • Tehostaa sertifiointiprosessia käsittelemällä useita toimipaikkoja yhden sertifioinnin alla.
  • Yksinkertaistaa dokumentointi- ja raportointivaatimuksia.

Haasteet ja näkökohdat

• Koordinoinnin monimutkaisuus:
  • Vaatii tehokasta viestintää ja koordinointia kaikkien toimipaikkojen välillä.
  • Keskustoiminnon on oltava vankka, jotta se pystyy hallitsemaan monitoimipaikkatoiminnan monimutkaisuutta.
• Vaatimusten noudattamatta jättämisen riski:
  • Yhden toimipaikan vaatimustenvastaisuus voi vaikuttaa koko organisaation sertifiointiin.
  • Jatkuva seuranta ja korjaavat toimet ovat ratkaisevan tärkeitä vaatimustenmukaisuuden säilyttämiseksi.

Yhteenvetona voidaan todeta, että ISO-standardien monipaikkainen sertifiointi antaa organisaatioille, joilla on useita toimipisteitä, mahdollisuuden saavuttaa sertifiointi tehokkaammin hyödyntämällä keskitettyä johtamisjärjestelmää ja tekemällä auditointeja edustavaan otokseen toimipisteistä. Tämä lähestymistapa tarjoaa kustannussäästöjä, johdonmukaisuutta ja virtaviivaistettuja prosesseja, vaikka se edellyttää vankkaa koordinointia ja hallintaa, jotta vaatimustenmukaisuus voidaan varmistaa kaikissa toimipaikoissa.