Che cos’è una certificazione ISO multisito?

La certificazione multisito per gli standard ISO (International Organization for Standardization) è un approccio semplificato che consente alle organizzazioni con più sedi di ottenere la certificazione ISO in modo efficiente. Consente all’organizzazione di essere certificata con un unico certificato che copre tutti i suoi siti, a condizione che soddisfino criteri specifici. Ecco come funziona.

Certificato e sottocertificato multisito

Per le organizzazioni con più siti che si sottopongono alla certificazione multisito, il certificato emesso viene tipicamente definito certificato multisito. Tuttavia, ogni singolo sito o filiale può essere dotato di un sotto-certificato o di un certificato specifico per il sito.

Certificato multisito:

• È il certificato primario che copre l’intera organizzazione, compresi tutti i suoi siti.
• Indica che l’organizzazione nel suo complesso soddisfa i requisiti dello standard ISO.

Sottocertificato o certificato specifico del sito:

• Sono rilasciati a singoli siti o filiali sotto l’ombrello del certificato multisito.
• Essi attestano che lo specifico sito o filiale è conforme allo standard ISO come parte della certificazione globale multisito.
• Di solito fanno riferimento al certificato multisito principale e indicano la relazione con il sistema di gestione centrale.

Criteri per la certificazione multisito

1. Sistema di gestione centralizzato:
   • L’organizzazione deve disporre di un sistema di gestione centralizzato che governi tutti i siti.
   • Deve esistere una funzione centrale responsabile della gestione, della pianificazione e del controllo generale del sistema.
2. Attività simili:
   • I siti devono svolgere attività e processi simili nell’ambito dello stesso sistema di gestione.
   • Lo standard si applica uniformemente a tutti i siti.
3. Audit interni:
   • Gli audit interni devono essere condotti in tutti i siti per garantire la conformità allo standard ISO.
   • La funzione centrale deve garantire che i risultati degli audit siano comunicati e affrontati in tutte le sedi.
4. Azioni correttive:
   • Deve esserci un approccio coerente alle azioni correttive in tutti i siti.
   • È necessario che l’implementazione delle azioni correttive sia monitorata e verificata in modo centralizzato.

Processo di certificazione multisito

1. Richiesta e pianificazione:
   • L’organizzazione richiede la certificazione multisito, fornendo i dettagli di tutti i siti e dell’ambito di attività.
   • L’organismo di certificazione esamina la domanda per confermare l’idoneità alla certificazione multisito.
2. Piano di campionamento:
   • Viene sviluppato un piano di campionamento per determinare quali siti saranno sottoposti ad audit.
   • Non è necessario che tutti i siti siano sottoposti ad audit individualmente. Un campione rappresentativo viene selezionato in base a fattori quali le dimensioni, la complessità e le prestazioni passate.
3. Audit di certificazione iniziale:
   • La funzione centrale e un campione di siti vengono sottoposti a un audit per valutare la conformità allo standard ISO.
   • L’audit comprende l’esame della documentazione, i riesami della direzione, gli audit interni e le azioni correttive.
4. Audit di sorveglianza:
   • Vengono condotti audit di sorveglianza periodici su un campione di siti per garantire la conformità continua.
   • Il piano di campionamento può essere modificato in base ai risultati degli audit precedenti.
5. Audit di ricertificazione:
   • Al termine del ciclo di certificazione (di solito tre anni), viene condotto un audit di ricertificazione.
   • Questo audit prevede un esame approfondito della funzione centrale e un nuovo campione di siti.

Vantaggi della certificazione multisito

• Efficienza dei costi:
  • Riduzione dei costi di audit, poiché sono necessari meno audit specifici per ogni sito.
  • Gli audit centralizzati possono far risparmiare tempo e risorse.
• Standard coerenti:
  • Garantisce l’applicazione uniforme del sistema di gestione in tutti i siti.
  • Migliora la qualità e le prestazioni complessive dell’organizzazione.
• Processo di certificazione semplificato:
  • Snellisce il processo di certificazione gestendo più siti con un’unica certificazione.
  • Semplifica la documentazione e i requisiti di reporting.

Sfide e considerazioni

• Complessità del coordinamento:
  • Richiede una comunicazione e un coordinamento efficaci tra tutti i siti.
  • La funzione centrale deve essere solida per gestire le complessità delle operazioni su più siti.
• Rischio di non conformità:
  • La non conformità di un sito può avere un impatto sulla certificazione dell’intera organizzazione.
  • Il monitoraggio continuo e le azioni correttive sono fondamentali per mantenere la conformità.

In sintesi, la certificazione multisito per gli standard ISO consente alle organizzazioni con più sedi di ottenere la certificazione in modo più efficiente sfruttando un sistema di gestione centralizzato e conducendo audit su un campione rappresentativo di siti. Questo approccio consente di risparmiare sui costi, di essere coerenti e di snellire i processi, anche se richiede un coordinamento e una gestione solidi per garantire la conformità in tutte le sedi.