Hvad er en multisite ISO-certificering?

Multisite-certificering til ISO-standarder (International Organization for Standardization) er en strømlinet tilgang for organisationer med flere lokationer til at opnå ISO-certificering på en effektiv måde. Det giver organisationen mulighed for at blive certificeret under et enkelt certifikat, der dækker alle dens lokationer, forudsat at de opfylder specifikke kriterier. Sådan fungerer det.

Multisite-certifikat og undercertifikat

For organisationer med flere sites, der gennemgår multisite-certificering, omtales det udstedte certifikat typisk som et multisite-certifikat. Hvert enkelt site eller datterselskab kan dog forsynes med et undercertifikat eller et site-specifikt certifikat.

Multisite-certifikat:

• Dette er det primære certifikat, der dækker hele organisationen, inklusive alle dens sites.
• Det angiver, at organisationen som helhed opfylder kravene i ISO-standarden.

Undercertifikat eller site-specifikt certifikat:

• Disse udstedes til individuelle sites eller datterselskaber under paraplyen af multisite-certifikatet.
• De beskriver, at det specifikke sted eller datterselskab overholder ISO-standarden som en del af den samlede multisite-certificering.
• De henviser normalt til det primære multisite-certifikat og angiver forholdet til det centrale ledelsessystem.

Kriterier for multisite-certificering

1. Centraliseret ledelsessystem:
   • Organisationen skal have et centralt ledelsessystem, der styrer alle sites.
   • Der skal være en central funktion, som er ansvarlig for den overordnede styring, planlægning og kontrol af systemet.
2. Lignende aktiviteter:
   • Lokaliteterne skal udføre lignende aktiviteter og processer under det samme ledelsessystem.
   • Standarden gælder ensartet på tværs af alle afdelinger.
3. Interne audits:
   • Der skal gennemføres interne audits på alle steder for at sikre, at ISO-standarden overholdes.
   • Den centrale funktion skal sikre, at auditresultaterne kommunikeres og behandles på tværs af alle lokationer.
4. Korrigerende handlinger:
   • Der skal være en konsekvent tilgang til korrigerende handlinger på tværs af alle afdelinger.
   • Central sporing og verifikation af implementeringen af korrigerende handlinger bør være på plads.

Proces for multisite-certificering

1. Ansøgning og planlægning:
   • Organisationen ansøger om multisite-certificering med oplysninger om alle sites og omfanget af aktiviteter.
   • Certificeringsorganet gennemgår ansøgningen for at bekræfte berettigelsen til multisite-certificering.
2. Prøvetagningsplan:
   • Der udarbejdes en prøveudtagningsplan for at afgøre, hvilke steder der skal auditeres.
   • Ikke alle sites behøver at blive auditeret individuelt. Der udvælges en repræsentativ stikprøve baseret på faktorer som størrelse, kompleksitet og tidligere resultater.
3. Første certificeringsaudit:
   • Den centrale funktion og et udvalg af afdelinger auditeres for at vurdere, om de overholder ISO-standarden.
   • Auditten omfatter gennemgang af dokumentation, ledelsesgennemgang, interne audits og korrigerende handlinger.
4. Overvågningsaudits:
   • Regelmæssige overvågningsaudits udføres på et udvalg af steder for at sikre løbende overholdelse.
   • Stikprøveplanen kan justeres på baggrund af resultaterne af tidligere audits.
5. Re-certificeringsaudits:
   • Ved afslutningen af certificeringscyklussen (normalt tre år) gennemføres en gencertificeringsaudit.
   • Denne audit indebærer en grundig gennemgang af den centrale funktion og en ny stikprøve af sites.

Fordele ved multisite-certificering

• Omkostningseffektivitet:
  • Reducerede auditomkostninger, da der er behov for færre site-specifikke audits.
  • Centraliserede audits kan spare tid og ressourcer.
• Ensartede standarder:
  • Sikrer ensartet anvendelse af ledelsessystemet på tværs af alle steder.
  • Forbedrer organisationens samlede kvalitet og præstation.
• Forenklet certificeringsproces:
  • Strømliner certificeringsprocessen ved at håndtere flere steder under én certificering.
  • Forenkler kravene til dokumentation og rapportering.

Udfordringer og overvejelser

• Kompleksitet i koordineringen:
  • Kræver effektiv kommunikation og koordinering på tværs af alle steder.
  • Den centrale funktion skal være robust for at kunne håndtere kompleksiteten i operationer på flere steder.
• Risiko for manglende overholdelse:
  • Manglende overholdelse på ét sted kan påvirke certificeringen af hele organisationen.
  • Kontinuerlig overvågning og korrigerende handlinger er afgørende for at opretholde compliance.

Kort sagt giver multisite-certificering for ISO-standarder organisationer med flere lokationer mulighed for at opnå certificering mere effektivt ved at udnytte et centraliseret ledelsessystem og gennemføre audits på et repræsentativt udsnit af lokationer. Denne tilgang giver omkostningsbesparelser, ensartethed og strømlinede processer, selv om den kræver robust koordinering og ledelse for at sikre overholdelse på tværs af alle lokationer.