O que é uma certificação ISO para vários locais?

A certificação multi-site para as normas ISO (International Organization for Standardization) é uma abordagem simplificada para que as organizações com várias localizações obtenham a certificação ISO de forma eficiente. Permite que a organização seja certificada com um único certificado que abrange todos os seus locais, desde que cumpram critérios específicos. Eis como funciona.

Certificado multi-site e sub-certificado

Para as organizações com vários locais que se submetem à certificação multi-site, o certificado emitido é normalmente referido como um certificado multi-site. No entanto, cada site ou subsidiária individual pode receber um subcertificado ou um certificado específico do site.

Certificado multi-site:

• Este é o certificado principal que abrange toda a organização, incluindo todos os seus sítios.
• Indica que a organização como um todo cumpre os requisitos da norma ISO.

Sub-certificado ou certificado específico do local:

• Estes são emitidos para locais individuais ou subsidiárias sob a égide do certificado multi-site.
• Eles detalham que o local específico ou subsidiária está em conformidade com a norma ISO como parte da certificação global multi-site.
• Normalmente fazem referência ao certificado multi-site principal e indicam a relação com o sistema de gestão central.

Critérios para a certificação multi-site

1. Sistema de gestão centralizado:
   • A organização deve ter um sistema de gerenciamento centralizado que governa todos os sites.
   • Deve existir uma função central responsável pela gestão, planeamento e controlo global do sistema.
2. Actividades semelhantes:
   • Os locais devem executar actividades e processos semelhantes sob o mesmo sistema de gestão.
   • A norma aplica-se uniformemente a todos os locais.
3. Auditorias internas:
   • Devem ser efectuadas auditorias internas em todos os locais para garantir a conformidade com a norma ISO.
   • A função central deve garantir que os resultados das auditorias sejam comunicados e abordados em todos os locais.
4. Acções corretivas:
   • Deve existir uma abordagem consistente às acções corretivas em todos os locais.
   • Deve existir um acompanhamento e verificação centralizados da implementação das acções corretivas.

Processo de certificação multi-site

1. Candidatura e Planeamento:
   • A organização candidata-se à certificação multi-local, fornecendo detalhes de todos os locais e o âmbito das actividades.
   • O organismo de certificação analisa a candidatura para confirmar a elegibilidade para a certificação multi-site.
2. Plano de amostragem:
   • É desenvolvido um plano de amostragem para determinar quais os locais que serão auditados.
   • Nem todos os locais precisam de ser auditados individualmente. É selecionada uma amostra representativa com base em factores como a dimensão, a complexidade e o desempenho anterior.
3. Auditoria de certificação inicial:
   • A função central e uma amostra de locais são auditados para avaliar a conformidade com a norma ISO.
   • A auditoria inclui a análise de documentação, análises de gestão, auditorias internas e acções corretivas.
4. Auditorias de controlo:
   • São realizadas auditorias de controlo regulares numa amostra de locais para garantir a conformidade contínua.
   • O plano de amostragem pode ser ajustado com base nos resultados de auditorias anteriores.
5. Auditorias de recertificação:
   • No final do ciclo de certificação (normalmente três anos), é efectuada uma auditoria de recertificação.
   • Esta auditoria envolve uma análise exaustiva da função central e uma nova amostra de sítios.

Benefícios da certificação multi-site

• Eficiência de custos:
  • Redução dos custos de auditoria, uma vez que são necessárias menos auditorias específicas a cada local.
  • As auditorias centralizadas podem poupar tempo e recursos.
• Padrões consistentes:
  • Assegura a aplicação uniforme do sistema de gestão em todos os locais.
  • Melhora a qualidade geral e o desempenho da organização.
• Processo de Certificação Simplificado:
  • Agiliza o processo de certificação ao tratar vários locais sob uma única certificação.
  • Simplifica os requisitos de documentação e relatórios.

Desafios e considerações

• Complexidade da coordenação:
  • Requer comunicação e coordenação eficazes em todos os locais.
  • A função central deve ser robusta para gerir as complexidades das operações em vários locais.
• Risco de não-conformidade:
  • A não conformidade num local pode afetar a certificação de toda a organização.
  • A monitorização contínua e as acções corretivas são cruciais para manter a conformidade.

Em resumo, a certificação multi-site para as normas ISO permite que as organizações com vários locais obtenham a certificação de forma mais eficiente, aproveitando um sistema de gestão centralizado e realizando auditorias numa amostra representativa dos locais. Esta abordagem proporciona poupanças de custos, consistência e processos simplificados, embora exija uma coordenação e gestão robustas para garantir a conformidade em todas as localizações.