Wat is een multisite ISO-certificering?

Multisite certificering voor ISO-normen (International Organization for Standardization) is een gestroomlijnde aanpak voor organisaties met meerdere locaties om op efficiënte wijze ISO-certificering te behalen. Het stelt de organisatie in staat om gecertificeerd te worden onder één certificaat dat al haar locaties dekt, op voorwaarde dat ze voldoen aan specifieke criteria. Dit is hoe het werkt.

Multisite-certificaat en sub-certificaat

Voor organisaties met meerdere vestigingen die een multisite certificering ondergaan, wordt het uitgegeven certificaat meestal een multisite certificaat genoemd. Echter, elke individuele site of dochteronderneming kan worden voorzien van een sub-certificaat of site-specifiek certificaat.

Multisite-certificaat:

• Dit is het primaire certificaat dat de hele organisatie dekt, inclusief alle vestigingen.
• Het geeft aan dat de organisatie als geheel voldoet aan de eisen van de ISO-norm.

Subcertificaat of Locatiespecifiek certificaat:

• Deze worden uitgegeven aan individuele locaties of dochterondernemingen onder de paraplu van het multisite certificaat.
• Ze geven aan dat de specifieke locatie of dochteronderneming voldoet aan de ISO-norm als onderdeel van de overkoepelende multisite certificering.
• Ze verwijzen meestal naar het hoofdcertificaat voor de multisite en geven de relatie aan met het centrale managementsysteem.

Criteria voor multisite certificering

1. Gecentraliseerd beheersysteem:
   • De organisatie moet een gecentraliseerd beheersysteem hebben dat alle sites bestuurt.
   • Er moet een centrale functie zijn die verantwoordelijk is voor het algemene systeembeheer, de planning en de controle.
2. Gelijksoortige activiteiten:
   • De locaties moeten vergelijkbare activiteiten en processen uitvoeren onder hetzelfde managementsysteem.
   • De standaard is uniform van toepassing op alle sites.
3. Interne audits:
   • Op alle locaties moeten interne audits worden uitgevoerd om naleving van de ISO-norm te garanderen.
   • De centrale functie moet ervoor zorgen dat de auditresultaten op alle locaties worden gecommuniceerd en aangepakt.
4. Corrigerende acties:
   • Er moet een consistente aanpak zijn voor corrigerende maatregelen op alle locaties.
   • De implementatie van corrigerende maatregelen moet centraal worden bijgehouden en geverifieerd.

Proces van multisite certificering

1. Aanvraag en planning:
   • De organisatie dient een aanvraag voor multisite certificering in en geeft daarbij details over alle locaties en de reikwijdte van de activiteiten.
   • De certificeringsinstantie beoordeelt de aanvraag om te bevestigen dat de organisatie in aanmerking komt voor multisite certificering.
2. Steekproefplan:
   • Er wordt een steekproefplan ontwikkeld om te bepalen welke locaties zullen worden gecontroleerd.
   • Niet alle locaties hoeven individueel geaudit te worden. Er wordt een representatieve steekproef samengesteld op basis van factoren als grootte, complexiteit en eerdere prestaties.
3. Eerste certificeringsaudit:
   • De centrale functie en een steekproef van locaties worden geaudit om te beoordelen of ze voldoen aan de ISO-norm.
   • De audit omvat het beoordelen van documentatie, managementbeoordelingen, interne audits en corrigerende maatregelen.
4. Toezichtsaudits:
   • Regelmatig worden toezichtsaudits uitgevoerd op een steekproef van locaties om te zorgen voor voortdurende naleving.
   • Het steekproefplan kan worden aangepast op basis van de resultaten van eerdere audits.
5. Hercertificeringsaudits:
   • Aan het einde van de certificeringscyclus (meestal drie jaar) wordt een hercertificeringsaudit uitgevoerd.
   • Deze audit omvat een grondige beoordeling van de centrale functie en een nieuwe steekproef van locaties.

Voordelen van multisite certificering

• Kostenefficiëntie:
  • Lagere auditkosten omdat er minder audits per locatie nodig zijn.
  • Gecentraliseerde audits kunnen tijd en middelen besparen.
• Consistente normen:
  • Zorgt voor uniforme toepassing van het managementsysteem op alle locaties.
  • Verbetert de algehele kwaliteit en prestaties van de organisatie.
• Vereenvoudigd certificeringsproces:
  • Stroomlijnt het certificeringsproces door meerdere locaties onder één certificering te laten vallen.
  • Vereenvoudigt documentatie- en rapportagevereisten.

Uitdagingen en overwegingen

• Complexiteit van coördinatie:
  • Vereist effectieve communicatie en coördinatie tussen alle locaties.
  • De centrale functie moet robuust zijn om de complexiteit van activiteiten op meerdere locaties te kunnen beheren.
• Risico van niet-naleving:
  • Niet-naleving op één locatie kan gevolgen hebben voor de certificering van de hele organisatie.
  • Voortdurende controle en corrigerende maatregelen zijn cruciaal om de naleving te handhaven.

Samengevat stelt multisite certificering voor ISO-normen organisaties met meerdere locaties in staat om efficiënter certificering te bereiken door gebruik te maken van een gecentraliseerd managementsysteem en audits uit te voeren op een representatief aantal locaties. Deze aanpak zorgt voor kostenbesparingen, consistentie en gestroomlijnde processen, maar vereist wel een goede coördinatie en beheer om naleving op alle locaties te garanderen.