Hva er en ISO-sertifisering for flere steder?

Multisite-sertifisering for ISO-standarder (International Organization for Standardization) er en strømlinjeformet tilnærming for organisasjoner med flere lokasjoner for å oppnå ISO-sertifisering på en effektiv måte. Det gjør det mulig for organisasjonen å bli sertifisert under ett enkelt sertifikat som dekker alle lokasjonene, forutsatt at de oppfyller bestemte kriterier. Slik fungerer det.

Multisite-sertifikat og undersertifikat

For organisasjoner med flere nettsteder som gjennomgår multisite-sertifisering, blir sertifikatet som utstedes, vanligvis omtalt som et multisite-sertifikat. Hvert enkelt nettsted eller datterselskap kan imidlertid få et undersertifikat eller et nettstedspesifikt sertifikat.

Multisite-sertifikat:

• Dette er det primære sertifikatet som dekker hele organisasjonen, inkludert alle dens nettsteder.
• Det indikerer at organisasjonen som helhet oppfyller kravene i ISO-standarden.

Undersertifikat eller stedsspesifikt sertifikat:

• Disse utstedes til individuelle avdelinger eller datterselskaper under paraplyen til multisite-sertifikatet.
• De viser i detalj at det spesifikke anlegget eller datterselskapet oppfyller ISO-standarden som en del av den samlede sertifiseringen for flere anlegg.
• De refererer vanligvis til hovedsertifikatet for flere enheter og angir forholdet til det sentrale styringssystemet.

Kriterier for Multisite-sertifisering

1. Sentralisert styringssystem:
   • Organisasjonen må ha et sentralisert styringssystem som styrer alle enhetene.
   • Det skal være en sentral funksjon som er ansvarlig for den overordnede systemstyringen, planleggingen og kontrollen.
2. Lignende aktiviteter:
   • Avdelingene må utføre lignende aktiviteter og prosesser under det samme styringssystemet.
   • Standarden gjelder på samme måte for alle avdelinger.
3. Interne revisjoner:
   • Interne revisjoner må gjennomføres på alle avdelinger for å sikre samsvar med ISO-standarden.
   • Den sentrale funksjonen skal sørge for at revisjonsresultatene blir kommunisert og behandlet på tvers av alle lokasjoner.
4. Korrigerende tiltak:
   • Det må være en konsekvent tilnærming til korrigerende tiltak på alle avdelinger.
   • Sentralisert sporing og verifisering av gjennomføringen av korrigerende tiltak bør være på plass.

Prosess for sertifisering av flere avdelinger

1. Søknad og planlegging:
   • Organisasjonen søker om sertifisering for flere anlegg og oppgir detaljer om alle anleggene og omfanget av aktivitetene.
   • Sertifiseringsorganet gjennomgår søknaden for å bekrefte at organisasjonen er kvalifisert for flerbrukssertifisering.
2. Prøvetakingsplan:
   • Det utarbeides en prøvetakingsplan for å avgjøre hvilke enheter som skal revideres.
   • Ikke alle anlegg trenger å bli revidert individuelt. Et representativt utvalg velges ut på grunnlag av faktorer som størrelse, kompleksitet og tidligere resultater.
3. Første sertifiseringsrevisjon:
   • Den sentrale funksjonen og et utvalg av avdelinger revideres for å vurdere samsvar med ISO-standarden.
   • Revisjonen omfatter gjennomgang av dokumentasjon, ledelsesgjennomganger, interne revisjoner og korrigerende tiltak.
4. Overvåkningsrevisjoner:
   • Regelmessige overvåkingsrevisjoner gjennomføres på et utvalg av anlegg for å sikre kontinuerlig etterlevelse.
   • Utvalgsplanen kan justeres på grunnlag av resultatene fra tidligere revisjoner.
5. Re-sertifiseringsrevisjoner:
   • Ved slutten av sertifiseringssyklusen (vanligvis etter tre år) gjennomføres en resertifiseringsrevisjon.
   • Denne revisjonen innebærer en grundig gjennomgang av den sentrale funksjonen og et nytt utvalg av anlegg.

Fordeler med multisite-sertifisering

• Kostnadseffektivitet:
  • Reduserte revisjonskostnader ettersom det er behov for færre stedsspesifikke revisjoner.
  • Sentraliserte revisjoner kan spare tid og ressurser.
• Konsekvente standarder:
  • Sikrer ensartet anvendelse av ledelsessystemet på tvers av alle avdelinger.
  • Forbedrer organisasjonens generelle kvalitet og ytelse.
• Forenklet sertifiseringsprosess:
  • Effektiviserer sertifiseringsprosessen ved å håndtere flere avdelinger under én sertifisering.
  • Forenkler kravene til dokumentasjon og rapportering.

Utfordringer og betraktninger

• Kompleksiteten i koordineringen:
  • Krever effektiv kommunikasjon og koordinering på tvers av alle anlegg.
  • Den sentrale funksjonen må være robust for å kunne håndtere kompleksiteten ved drift på flere steder.
• Risiko for manglende etterlevelse:
  • Manglende samsvar på ett sted kan påvirke sertifiseringen av hele organisasjonen.
  • Kontinuerlig overvåking og korrigerende tiltak er avgjørende for å opprettholde samsvar.

Oppsummert kan man si at sertifisering av ISO-standarder på flere steder gjør det mulig for organisasjoner med flere lokasjoner å oppnå sertifisering på en mer effektiv måte ved å utnytte et sentralisert styringssystem og gjennomføre revisjoner på et representativt utvalg av lokasjoner. Denne tilnærmingen gir kostnadsbesparelser, konsistens og strømlinjeformede prosesser, selv om den krever robust koordinering og ledelse for å sikre samsvar på alle lokasjoner.