Süreçlerin iyileştirilmesine yönelik İç Denetimler için Anahtar Sorular

İşte bir iç denetim sırasında sorabileceğiniz bazı açık uçlu soru örnekleri. Bu sorular denetleneni süreçleri eleştirel bir şekilde analiz etmeye ve gereksiz adımları ortadan kaldırarak ve iş akışlarını düzene sokarak verimliliği artırma fırsatlarını belirlemeye teşvik etmeyi amaçlamaktadır. Odak noktası, karmaşıklık eklemek yerine mevcut süreçleri optimize etmektir.

Sorulacak Sorular:

1. Bu süreçteki hangi adımları tekrarlayıcı veya gereksiz buluyorsunuz?
   • Amaç: Süreci basitleştirmek ve daha verimli hale getirmek amacıyla değer katmayan görevleri belirlemek.
     
2. Bu süreçte çıktı kalitesinden ödün vermeden birleştirilebilecek veya kaldırılabilecek herhangi bir adım var mı?
   • Amaç: Yüksek kalite standartlarını korurken süreci basitleştirecek fırsatları ortaya çıkarmak.
     
3. Bu süreçte nerede darboğazlar veya gecikmeler fark ediyorsunuz? Bunları çözmek için ne gibi önerileriniz var?
   • Amaç: Verimsizlikleri tespit etmek ve gecikmeleri en aza indirmenin ve daha sorunsuz operasyonlar sağlamanın yollarını araştırmak.
     
4. Bu süreçte otomatikleştirilebilecek manuel görevler var mı? Otomasyonun iş akışını nasıl iyileştirebileceğini düşünüyorsunuz?
   • Amaç: Otomasyona uygun görevleri belirlemek, potansiyel olarak zamandan tasarruf etmek ve insan hatasını azaltmak.
     
5. Devredilebilecek veya basitleştirilebilecek görevler var mı? Hangi değişiklikler bu süreci daha verimli hale getirir?
   • Amaç: Daha iyi kaynak kullanımı için yeniden dağıtılabilecek veya optimize edilebilecek görevleri incelemek.
     
6. Hangi araçlar veya kaynaklar bu süreci daha verimli ve etkili hale getirmeye yardımcı olabilir?
   • Amaç: İş akışı verimliliğini artırmak için yeni araçlar, teknolojiler veya kaynaklardan yararlanma fırsatlarını araştırmak.
     
7. Bu süreçte yakın zamanda değişiklikler oldu mu? Bu değişikliklerden herhangi birinin gereksiz karmaşıklık eklediğini düşünüyor musunuz?
   • Amaç: Son güncellemelerin süreci istemeden daha hantal hale getirip getirmediğini değerlendirmek ve iyileştirme için bir şans sunmak.
     
8. Bu süreci daha yalın ve daha etkili hale getirmek için nasıl yeniden tasarlardınız?
   • Amaç: Yaratıcı düşünceyi teşvik etmek ve denetlenenleri ilk elden edindikleri bilgilere dayanarak pratik iyileştirmeler önermeye davet etmek.
     
9. Bu süreçte diğer departmanlar veya ekipler tarafından tekrarlanan görevler var mı?
   • Amaç: Mükerrer çabaları tespit etmek ve fazlalıkları en aza indirerek görevleri koordine etmenin veya birleştirmenin yollarını araştırmak.
     
10. Teknolojideki ilerlemeler veya yeni çalışma yöntemleri nedeniyle bu süreçteki hangi adımların modası geçmiş veya gereksiz olduğunu düşünüyorsunuz?
    • Amaç: Belirli adımların eskiyip eskimediğini değerlendirerek bunların kaldırılmasına veya modernize edilmesine olanak sağlamak.
      
11. Bu süreçte ne sıklıkla hata veya yeniden işleme ile karşılaşıyorsunuz? Tipik nedenleri nelerdir?
    • Amaç: Yaygın hata veya yeniden işleme kaynaklarını belirlemek ve hataları ve verimsizlikleri azaltmak için süreç ayarlamalarını keşfetmek.
      
12. Bu sürecin en çok zaman alan kısmı nedir ve nasıl daha hızlı veya kolay hale getirilebilir?
    • Amaç: En yoğun emek gerektiren alanları belirlemek ve daha fazla verimlilik için bunları basitleştirmenin veya otomatikleştirmenin yolları hakkında beyin fırtınası yapmak.
      
13. Bu süreçte bazen gereksiz göründüğü için atladığınız adımlar var mı? Neden?
    • Amaç: Çalışanların atladığı, değerlerinin olmadığını ve yeniden değerlendirilmeleri gerektiğini gösterebilecek adımları ortaya çıkarmak.
      
14. Bu süreçte departmanlar veya ekipler arasındaki geçişler daha sorunsuz hale getirilmek için nasıl geliştirilebilir?
    • Amaç: Departmanlar arası işbirliğindeki verimsizlikleri tespit etmek ve ele almak, gecikmeleri ve iletişimsizliği azaltmak.
      
15. Bu süreçteki hangi adımlar sonuca gerçek bir değer katmayan “kutuyu işaretle” faaliyetleri gibi geliyor?
    • Amaç: Yalnızca uyum amacıyla var olan ancak pratik faydası olmayan gereksiz prosedürel adımları ortadan kaldırmak.
      
16. Bu süreçte rutin görevleri standartlaştırmak veya otomatikleştirmek için nerede fırsatlar görüyorsunuz?
    • Amaç: Tekrarlanan görevleri standartlaştırmanın, varyasyonu ve insan hatasını azaltmanın ve zaman tasarrufu için otomasyonu değerlendirmenin yollarını araştırmak.
      
17. Bu süreçteki hangi görevler tek bir adımda birleştirilebilir?
    • Amaç: Birbiriyle ilişkili görevlerin birleştirilmesi, tekrarların azaltılması ve sürecin basitleştirilmesi için fırsatların belirlenmesi.
      
18. Bu prosedürün hangi kısımları gereğinden fazla zaman veya çaba gerektiriyor? Bunlar nasıl daha verimli hale getirilebilir?
    • Amaç: Optimize edilebilecek veya daha hızlı alternatiflerle değiştirilebilecek zaman alıcı veya emek yoğun faaliyetleri ortaya çıkarmak.
      
19. Bu prosedür ile kuruluş içindeki diğer prosedürler arasında ne gibi tutarsızlıklar fark ediyorsunuz? Bunlar nasıl uyumlu hale getirilebilir?
    • Amaç: Karışıklık veya verimsizlik yaratan prosedürel tutarsızlıkları ele almak, netliği ve süreç akışını iyileştirmek.
      
20. Belgelenmiş prosedürlerin hangi kısımlarını düzenli olarak kullanıyorsunuz ve deneyim veya rutin nedeniyle gereksiz hale gelen herhangi bir adım var mı?
    • Amaç: Sık kullanılan prosedürlerdeki güncel olmayan veya gereksiz adımları belirlemek.
      
21. Mevcut prosedürleri ne kadar sıkı takip ediyorsunuz ve ilgisiz veya gereksiz görünen kısımlar var mı?
    • Amaç: Sürecin artık değer katmayan ve kaldırılabilecek veya revize edilebilecek kısımlarını belirlemek.
      
22. Bu süreçte aşırı veya tekrarlayıcı olduğu için birleştirilebilecek veya ortadan kaldırılabilecek herhangi bir form veya belge var mı?
    • Amaç: Belgelendirme gerekliliklerini basitleştirmek ve gereksiz evrak işlerini azaltmak.
      
23. Hangi formlar veya belgeler hala kullanılıyor ancak artık gerekli olmayabilir?
    • Amaç: Güncelliğini yitirmiş evrak işlerini ortadan kaldırmak ve dokümantasyonu kolaylaştırmak.
      
24. Şu anda hangi bilgi veya verileri toplamanız gerekiyor ve bunlardan herhangi birinin gereksiz olduğunu veya değer katmadığını düşünüyor musunuz?
    • Amaç: Elimine edilebilecek ilgisiz veri toplama faaliyetlerini belirlemek, zamandan tasarruf etmek ve dağınıklığı azaltmak.
      
25. Hangi ekipman veya yazılım bu süreci hızlandırabilir veya basitleştirebilir?
    • Amaç: Yeni veya mevcut araçların üretkenliği nasıl artırabileceğini, hataları nasıl azaltabileceğini veya zamandan nasıl tasarruf sağlayabileceğini keşfetmek.
      
26. Bu süreçteki hangi görevler değer olarak katkıda bulunduklarından daha fazla kaynak tüketir?
    • Amaç: Çok az getiri sağlayan, kaynak yoğun görevleri belirlemek ve bunları eleme veya optimizasyon için aday haline getirmek.

Bu listeyi işinizde kullanmaktan çekinmeyin!