Questões-chave para as auditorias internas com vista à melhoria dos processos

Aqui estão alguns exemplos de perguntas abertas que podem ser feitas durante uma auditoria interna. Essas perguntas têm como objetivo incentivar o auditado a analisar criticamente os processos e identificar oportunidades para melhorar a eficiência, eliminando etapas desnecessárias e simplificando os fluxos de trabalho. O foco está em otimizar os processos existentes em vez de aumentar a complexidade.

Perguntas a fazer:

1. Quais as etapas deste processo que considera repetitivas ou desnecessárias?
   • Objetivo: Identificar tarefas que não acrescentam valor, com o objetivo de simplificar e tornar o processo mais eficiente.
     
2. Há alguma etapa neste processo que possa ser combinada ou removida sem comprometer a qualidade do resultado?
   • Objetivo: Descobrir oportunidades para simplificar o processo, mantendo elevados padrões de qualidade.
     
3. Onde é que se notam estrangulamentos ou atrasos neste processo? Que sugestões tem para os resolver?
   • Objetivo: Identificar ineficiências e explorar formas de minimizar os atrasos e garantir operações mais suaves.
     
4. Existem tarefas manuais neste processo que poderiam ser automatizadas? Na sua opinião, como é que a automatização pode melhorar o fluxo de trabalho?
   • Objetivo: Identificar tarefas adequadas à automatização, potencialmente poupando tempo e reduzindo o erro humano.
     
5. Existem tarefas que poderiam ser delegadas ou simplificadas? Que alterações tornariam este processo mais eficiente?
   • Objetivo: Examinar as tarefas que podem ser redistribuídas ou optimizadas para uma melhor utilização dos recursos.
     
6. Que ferramentas ou recursos poderiam ajudar a tornar este processo mais eficiente e eficaz?
   • Objetivo: Explorar oportunidades para aproveitar novas ferramentas, tecnologias ou recursos para melhorar a eficiência do fluxo de trabalho.
     
7. Houve alterações recentes a este processo? Considera que algumas destas alterações acrescentaram uma complexidade desnecessária?
   • Objetivo: Avaliar se as actualizações recentes tornaram inadvertidamente o processo mais complicado, oferecendo uma oportunidade de aperfeiçoamento.
     
8. Como é que reformularia este processo para o tornar mais simples e mais eficaz?
   • Objetivo: Incentivar o pensamento criativo e convidar as entidades auditadas a propor melhorias práticas com base nas suas percepções em primeira mão.
     
9. Existem tarefas neste processo que são duplicadas por outros departamentos ou equipas?
   • Objetivo: Identificar esforços duplicados e explorar formas de coordenar ou consolidar tarefas, minimizando a redundância.
     
10. Quais as etapas deste processo que parecem desactualizadas ou desnecessárias devido aos avanços tecnológicos ou a novos métodos de trabalho?
    • Objetivo: Avaliar se determinadas etapas são obsoletas, permitindo a sua remoção ou modernização.
      
11. Com que frequência encontra erros ou retrabalho neste processo? Quais são as causas típicas?
    • Objetivo: Identificar as fontes comuns de erros ou retrabalho e explorar os ajustes do processo para reduzir erros e ineficiências.
      
12. Qual é a parte mais demorada deste processo e como poderia ser mais rápida ou mais fácil?
    • Objetivo: Identificar as áreas de maior intensidade de trabalho e debater formas de as simplificar ou automatizar para uma maior eficiência.
      
13. Há alguma etapa deste processo que por vezes salta por parecer desnecessária? Porquê?
    • Objetivo: Descobrir os passos que os funcionários ignoram, o que pode indicar que não têm valor e precisam de ser reavaliados.
      
14. De que forma podem ser melhoradas as transferências entre departamentos ou equipas neste processo para as tornar mais fáceis?
    • Objetivo: Identificar e resolver ineficiências na colaboração interdepartamental, reduzindo atrasos e falhas de comunicação.
      
15. Quais as etapas deste processo que parecem ser actividades “check-the-box” que não acrescentam valor real ao resultado?
    • Objetivo: Eliminar etapas processuais desnecessárias que existem apenas para efeitos de conformidade, mas que não têm utilidade prática.
      
16. Onde é que vê oportunidades para normalizar ou automatizar tarefas de rotina neste processo?
    • Objetivo: Explorar formas de normalizar tarefas repetitivas, reduzindo a variação e o erro humano, e considerar a automatização para poupar tempo.
      
17. Que tarefas neste processo poderiam ser consolidadas numa única etapa?
    • Objetivo: Identificar oportunidades de fusão de tarefas relacionadas, reduzindo a repetição e simplificando o processo.
      
18. Que partes deste procedimento exigem mais tempo ou esforço do que o necessário? Como poderiam ser mais eficientes?
    • Objetivo: Descobrir actividades morosas ou de trabalho intensivo que possam ser optimizadas ou substituídas por alternativas mais rápidas.
      
19. Que incoerências nota entre este procedimento e outros na organização? Como poderiam ser alinhados?
    • Objetivo: Abordar as inconsistências processuais que criam confusão ou ineficiência, melhorando a clareza e o fluxo do processo.
      
20. Que partes dos procedimentos documentados utiliza regularmente e existem passos que se tornaram redundantes devido à experiência ou à rotina?
    • Objetivo: Identificar etapas desactualizadas ou desnecessárias em procedimentos frequentemente utilizados.
      
21. Com que rigor segue os procedimentos actuais e existem partes que parecem irrelevantes ou desnecessárias?
    • Objetivo: Identificar partes do processo que possam já não acrescentar valor e que possam ser removidas ou revistas.
      
22. Existem formulários ou documentos neste processo que possam ser combinados ou eliminados por parecerem excessivos ou repetitivos?
    • Objetivo: Simplificar os requisitos de documentação e reduzir a papelada desnecessária.
      
23. Que formulários ou documentos ainda estão a ser utilizados, mas poderão já não ser necessários?
    • Objetivo: Eliminar a papelada desactualizada e racionalizar a documentação.
      
24. Que informações ou dados é atualmente obrigado a recolher e considera que alguns deles são desnecessários ou não acrescentam valor?
    • Objetivo: Identificar actividades de recolha de dados irrelevantes que possam ser eliminadas, poupando tempo e reduzindo a desorganização.
      
25. Que equipamento ou software poderia acelerar ou simplificar este processo?
    • Objetivo: Explorar a forma como ferramentas novas ou existentes podem melhorar a produtividade, reduzir erros ou poupar tempo.
      
26. Que tarefas neste processo consomem mais recursos do que contribuem em valor?
    • Objetivo: Identificar as tarefas que consomem muitos recursos e que dão pouco retorno, tornando-as candidatas à eliminação ou otimização.

Pode utilizar esta lista na sua empresa!