Kernvragen voor interne audits ter verbetering van processen
2024-12-03
Door
Administrator
Hier volgen enkele voorbeelden van open vragen die je kunt stellen tijdens een interne audit. Deze vragen zijn bedoeld om de auditee aan te moedigen processen kritisch te analyseren en mogelijkheden te identificeren om de efficiëntie te verbeteren door onnodige stappen te elimineren en workflows te stroomlijnen. De focus ligt op het optimaliseren van bestaande processen in plaats van het toevoegen van complexiteit.
Vragen om te stellen:
- Welke stappen in dit proces vindt u repetitief of onnodig?
- Doel: Taken identificeren die geen waarde toevoegen, met als doel het proces te vereenvoudigen en efficiënter te maken.
- Doel: Taken identificeren die geen waarde toevoegen, met als doel het proces te vereenvoudigen en efficiënter te maken.
- Zijn er stappen in dit proces die gecombineerd of verwijderd kunnen worden zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de output?
- Doel: Mogelijkheden ontdekken om het proces te vereenvoudigen met behoud van hoge kwaliteitsnormen.
- Doel: Mogelijkheden ontdekken om het proces te vereenvoudigen met behoud van hoge kwaliteitsnormen.
- Waar ziet u knelpunten of vertragingen in dit proces? Welke suggesties heb je om ze op te lossen?
- Doel: Inefficiënties opsporen en manieren onderzoeken om vertragingen te minimaliseren en een soepelere werking te garanderen.
- Doel: Inefficiënties opsporen en manieren onderzoeken om vertragingen te minimaliseren en een soepelere werking te garanderen.
- Zijn er handmatige taken in dit proces die geautomatiseerd zouden kunnen worden? Hoe denkt u dat automatisering de workflow zou kunnen verbeteren?
- Doel: Taken identificeren die geschikt zijn voor automatisering, waardoor mogelijk tijd wordt bespaard en menselijke fouten worden verminderd.
- Doel: Taken identificeren die geschikt zijn voor automatisering, waardoor mogelijk tijd wordt bespaard en menselijke fouten worden verminderd.
- Zijn er taken die gedelegeerd of vereenvoudigd kunnen worden? Welke veranderingen zouden dit proces efficiënter maken?
- Doel: Onderzoeken welke taken kunnen worden herverdeeld of geoptimaliseerd voor een beter gebruik van de middelen.
- Doel: Onderzoeken welke taken kunnen worden herverdeeld of geoptimaliseerd voor een beter gebruik van de middelen.
- Welke hulpmiddelen of hulpbronnen zouden kunnen helpen om dit proces efficiënter en effectiever te maken?
- Doel: Mogelijkheden onderzoeken om nieuwe tools, technologieën of hulpmiddelen te gebruiken om de efficiëntie van de workflow te verbeteren.
- Doel: Mogelijkheden onderzoeken om nieuwe tools, technologieën of hulpmiddelen te gebruiken om de efficiëntie van de workflow te verbeteren.
- Zijn er onlangs wijzigingen aangebracht in dit proces? Vindt u dat deze veranderingen onnodige complexiteit hebben toegevoegd?
- Doel: Nagaan of recente updates het proces onbedoeld omslachtiger hebben gemaakt en zo een kans bieden voor verfijning.
- Doel: Nagaan of recente updates het proces onbedoeld omslachtiger hebben gemaakt en zo een kans bieden voor verfijning.
- Hoe zou u dit proces opnieuw vormgeven om het slanker en effectiever te maken?
- Doel: Creatief denken aanmoedigen en auditees uitnodigen om praktische verbeteringen voor te stellen op basis van hun inzichten uit de eerste hand.
- Doel: Creatief denken aanmoedigen en auditees uitnodigen om praktische verbeteringen voor te stellen op basis van hun inzichten uit de eerste hand.
- Zijn er taken in dit proces die dubbel worden uitgevoerd door andere afdelingen of teams?
- Doel: Het identificeren van dubbel werk en het onderzoeken van manieren om taken te coördineren of te consolideren, zodat redundantie tot een minimum wordt beperkt.
- Doel: Het identificeren van dubbel werk en het onderzoeken van manieren om taken te coördineren of te consolideren, zodat redundantie tot een minimum wordt beperkt.
- Welke stappen in dit proces zijn verouderd of overbodig door technologische vooruitgang of nieuwe werkmethoden?
- Doel: Beoordelen of bepaalde stappen verouderd zijn, zodat ze kunnen worden verwijderd of gemoderniseerd.
- Doel: Beoordelen of bepaalde stappen verouderd zijn, zodat ze kunnen worden verwijderd of gemoderniseerd.
- Hoe vaak komt u fouten of rework tegen in dit proces? Wat zijn de typische oorzaken?
- Doel: Veelvoorkomende bronnen van fouten of rework identificeren en procesaanpassingen onderzoeken om fouten en inefficiëntie te verminderen.
- Doel: Veelvoorkomende bronnen van fouten of rework identificeren en procesaanpassingen onderzoeken om fouten en inefficiëntie te verminderen.
- Wat is het meest tijdrovende deel van dit proces en hoe kan het sneller of gemakkelijker?
- Doel: De meest arbeidsintensieve gebieden identificeren en brainstormen over manieren om deze te vereenvoudigen of te automatiseren voor meer efficiëntie.
- Doel: De meest arbeidsintensieve gebieden identificeren en brainstormen over manieren om deze te vereenvoudigen of te automatiseren voor meer efficiëntie.
- Zijn er stappen in dit proces die u soms overslaat omdat ze overbodig lijken? Waarom?
- Doel: Stappen ontdekken die werknemers overslaan, wat erop kan wijzen dat ze niet waardevol zijn en opnieuw moeten worden geëvalueerd.
- Doel: Stappen ontdekken die werknemers overslaan, wat erop kan wijzen dat ze niet waardevol zijn en opnieuw moeten worden geëvalueerd.
- Hoe kunnen overdrachten tussen afdelingen of teams in dit proces worden verbeterd om ze soepeler te laten verlopen?
- Doel: Het identificeren en aanpakken van inefficiënties in de samenwerking tussen afdelingen om vertragingen en miscommunicatie te verminderen.
- Doel: Het identificeren en aanpakken van inefficiënties in de samenwerking tussen afdelingen om vertragingen en miscommunicatie te verminderen.
- Welke stappen in dit proces voelen aan als “check-the-box” activiteiten die niet echt waarde toevoegen aan het resultaat?
- Doel: Het elimineren van onnodige procedurele stappen die alleen bedoeld zijn om aan de regels te voldoen, maar geen praktisch nut hebben.
- Doel: Het elimineren van onnodige procedurele stappen die alleen bedoeld zijn om aan de regels te voldoen, maar geen praktisch nut hebben.
- Waar ziet u mogelijkheden om routinetaken in dit proces te standaardiseren of te automatiseren?
- Doel: manieren onderzoeken om repetitieve taken te standaardiseren, variatie en menselijke fouten te verminderen en automatisering te overwegen om tijd te besparen.
- Doel: manieren onderzoeken om repetitieve taken te standaardiseren, variatie en menselijke fouten te verminderen en automatisering te overwegen om tijd te besparen.
- Welke taken in dit proces kunnen worden samengevoegd tot één stap?
- Doel: Mogelijkheden identificeren om verwante taken samen te voegen, herhalingen te verminderen en het proces te vereenvoudigen.
- Doel: Mogelijkheden identificeren om verwante taken samen te voegen, herhalingen te verminderen en het proces te vereenvoudigen.
- Welke onderdelen van deze procedure kosten meer tijd of moeite dan nodig is? Hoe kunnen deze efficiënter worden gemaakt?
- Doel: Tijdrovende of arbeidsintensieve activiteiten ontdekken die geoptimaliseerd of vervangen kunnen worden door snellere alternatieven.
- Doel: Tijdrovende of arbeidsintensieve activiteiten ontdekken die geoptimaliseerd of vervangen kunnen worden door snellere alternatieven.
- Welke inconsistenties ziet u tussen deze procedure en andere procedures binnen de organisatie? Hoe kunnen deze op elkaar worden afgestemd?
- Doel: Het aanpakken van procedurele inconsistenties die verwarring of inefficiëntie veroorzaken en het verbeteren van de duidelijkheid en de processtroom.
- Doel: Het aanpakken van procedurele inconsistenties die verwarring of inefficiëntie veroorzaken en het verbeteren van de duidelijkheid en de processtroom.
- Welke delen van de gedocumenteerde procedures gebruikt u regelmatig en zijn er stappen die overbodig zijn geworden door ervaring of routine?
- Doel: Het identificeren van verouderde of onnodige stappen in veelgebruikte procedures.
- Doel: Het identificeren van verouderde of onnodige stappen in veelgebruikte procedures.
- Hoe strikt volg je de huidige procedures en zijn er delen die irrelevant of overbodig lijken?
- Doel: Delen van het proces identificeren die mogelijk geen waarde meer toevoegen en verwijderd of herzien kunnen worden.
- Doel: Delen van het proces identificeren die mogelijk geen waarde meer toevoegen en verwijderd of herzien kunnen worden.
- Zijn er formulieren of documenten in dit proces die gecombineerd of geëlimineerd kunnen worden omdat ze overdreven of repetitief aanvoelen?
- Doel: Vereisen voor documentatie vereenvoudigen en onnodig papierwerk verminderen.
- Doel: Vereisen voor documentatie vereenvoudigen en onnodig papierwerk verminderen.
- Welke formulieren of documenten worden nog steeds gebruikt, maar zijn misschien niet meer nodig?
- Doel: Verouderd papierwerk elimineren en documentatie stroomlijnen.
- Doel: Verouderd papierwerk elimineren en documentatie stroomlijnen.
- Welke informatie of gegevens moet u momenteel verzamelen en hebt u het gevoel dat deze onnodig zijn of geen waarde toevoegen?
- Doel: irrelevante gegevensverzamelingsactiviteiten identificeren die kunnen worden geëlimineerd, tijd besparen en rommel verminderen.
- Doel: irrelevante gegevensverzamelingsactiviteiten identificeren die kunnen worden geëlimineerd, tijd besparen en rommel verminderen.
- Welke apparatuur of software zou dit proces kunnen versnellen of vereenvoudigen?
- Doel: Onderzoeken hoe nieuwe of bestaande hulpmiddelen de productiviteit kunnen verbeteren, fouten kunnen verminderen of tijd kunnen besparen.
- Doel: Onderzoeken hoe nieuwe of bestaande hulpmiddelen de productiviteit kunnen verbeteren, fouten kunnen verminderen of tijd kunnen besparen.
- Welke taken in dit proces verbruiken meer middelen dan ze aan waarde bijdragen?
- Doel: Het identificeren van resource-intensieve taken die weinig rendement opleveren, waardoor ze in aanmerking komen voor eliminatie of optimalisatie.