Klíčové otázky pro interní audity za účelem zlepšení procesů

Zde je několik příkladů otevřených otázek, které můžete během interního auditu položit. Cílem těchto otázek je podnítit auditovaného ke kritické analýze procesů a identifikaci příležitostí ke zvýšení efektivity odstraněním zbytečných kroků a zefektivněním pracovních postupů. Důraz je kladen spíše na optimalizaci stávajících procesů než na zvyšování jejich složitosti.

Otázky, které je třeba položit:

1. Které kroky v tomto procesu považujete za opakující se nebo zbytečné?.
   • Cíl: Identifikace úkolů, které nepřidávají žádnou hodnotu, s cílem zjednodušit a zefektivnit proces.
     
2. Existují v tomto procesu kroky, které by bylo možné spojit nebo odstranit, aniž by se snížila kvalita výstupu?
   • Účel: Odhalit možnosti zjednodušení procesu při zachování vysokých standardů kvality.
     
3. Kde v tomto procesu pozorujete úzká místa nebo zpoždění? Jaké máte návrhy na jejich řešení?.
   • Účel: Vypíchnout neefektivní místa a prozkoumat způsoby, jak minimalizovat zpoždění a zajistit hladší průběh operací.
     
4. Existují v tomto procesu manuální úkony, které by bylo možné automatizovat? Jak by podle vás mohla automatizace zlepšit pracovní postup?.
   • Účel: Identifikovat úkoly vhodné pro automatizaci, která by potenciálně ušetřila čas a omezila lidské chyby.
     
5. Existují nějaké úkoly, které by bylo možné delegovat nebo zjednodušit? Jaké změny by tento proces zefektivnily?.
   • Účel: Prozkoumat úkoly, které by mohly být přerozděleny nebo optimalizovány pro lepší využití zdrojů.
     
6. Jaké nástroje nebo zdroje by mohly pomoci zefektivnit a zefektivnit tento proces?.
   • Cíl: Prozkoumat možnosti využití nových nástrojů, technologií nebo zdrojů ke zvýšení efektivity pracovních postupů.
     
7. Došlo v poslední době ke změnám v tomto procesu? Myslíte si, že některá z těchto změn zbytečně zvýšila složitost?.
   • Účel: Posoudit, zda nedávné aktualizace neúmyslně nezkomplikovaly tento proces, a nabídnout tak možnost jeho zdokonalení.
     
8. Jak byste tento proces přepracovali, aby byl štíhlejší a efektivnější?.
   • Účel: Podpořit kreativní myšlení a vyzvat auditované osoby, aby navrhly praktická zlepšení na základě svých poznatků z první ruky.
     
9. Existují v tomto procesu úkoly, které jsou duplicitně prováděny jinými odděleními nebo týmy?.
   • Účel: Identifikovat duplicitní činnosti a prozkoumat způsoby koordinace nebo konsolidace úkolů a minimalizovat nadbytečnost.
     
10. Které kroky v tomto procesu se zdají být zastaralé nebo zbytečné v důsledku technologického pokroku nebo nových pracovních metod?.
    • Účel: Posoudit, zda jsou některé kroky zastaralé, a umožnit jejich odstranění nebo modernizaci.
      
11. Jak často se v tomto procesu setkáváte s chybami nebo přepracováním? Jaké jsou typické příčiny?
    • Účel: Identifikovat běžné zdroje chyb nebo přepracování a prozkoumat úpravy procesu, které by snížily počet chyb a neefektivitu.
      
12. Jaká část tohoto procesu je časově nejnáročnější a jak by se dala zrychlit nebo usnadnit?.
    • Cíl: Určit oblasti, které jsou nejvíce náročné na práci, a projít si způsoby, jak je zjednodušit nebo automatizovat, aby se zvýšila efektivita.
      
13. Jsou v tomto procesu nějaké kroky, které někdy vynecháváte, protože se vám zdají zbytečné? Proč?
    • Cíl: Odhalit kroky, které zaměstnanci obcházejí a které by mohly naznačovat, že nemají dostatečnou hodnotu a je třeba je přehodnotit.
      
14. Jak lze zlepšit předávání mezi odděleními nebo týmy v tomto procesu, aby bylo plynulejší?.
    • Účel: Identifikovat a řešit neefektivitu spolupráce mezi odděleními, omezit zpoždění a špatnou komunikaci.
      
15. Které kroky v tomto procesu se jeví jako „odškrtávací“ činnosti, které nepřinášejí skutečnou přidanou hodnotu k výsledku?.
    • Účel: Odstranit zbytečné procesní kroky, které existují pouze pro účely dodržování předpisů, ale postrádají praktický užitek.
      
16. Kde v tomto procesu vidíte příležitosti ke standardizaci nebo automatizaci rutinních úkonů?.
    • Účel: Prozkoumat způsoby standardizace opakujících se úkolů, snížení variability a lidských chyb a zvážit automatizaci pro úsporu času.
      
17. Které úkoly v tomto procesu by mohly být sloučeny do jediného kroku?.
    • Účel: Identifikovat možnosti sloučení souvisejících úkolů, snížení opakování a zjednodušení procesu.
      
18. Které části tohoto postupu vyžadují více času nebo úsilí, než je nutné? Jak by bylo možné je zefektivnit?.
    • Účel: Odhalit časově nebo pracovně náročné činnosti, které by bylo možné optimalizovat nebo nahradit rychlejšími alternativami.
      
19. Jakých nesrovnalostí jste si všimli mezi tímto postupem a jinými postupy v organizaci? Jak by se daly sladit?.
    • Účel: Řešení nesrovnalostí v postupech, které způsobují zmatek nebo neefektivitu, zlepšení přehlednosti a plynulosti procesů.
      
20. Které části zdokumentovaných postupů pravidelně používáte a existují nějaké kroky, které se staly nadbytečnými v důsledku zkušeností nebo rutiny?.
    • Účel: Identifikovat zastaralé nebo zbytečné kroky v často používaných postupech.
      
21. Jak důsledně dodržujete stávající postupy a existují nějaké části, které se zdají být nepodstatné nebo zbytečné?.
    • Účel: Identifikovat části postupu, které již nemusí mít přidanou hodnotu a mohly by být odstraněny nebo revidovány.
      
22. Existují v tomto procesu nějaké formuláře nebo dokumenty, které by se mohly sloučit nebo odstranit, protože se zdají být nadbytečné nebo se opakují?.
    • Účel: Zjednodušit požadavky na dokumentaci a omezit zbytečné papírování.
      
23. Které formuláře nebo dokumenty se stále používají, ale možná již nejsou nutné?.
    • Účel: Odstranit zastaralé papírování a zefektivnit dokumentaci.
      
24. Jaké informace nebo údaje se v současné době vyžadují a máte pocit, že některé z nich jsou zbytečné nebo nepřinášejí přidanou hodnotu?.
    • Účel: Identifikovat nerelevantní činnosti shromažďování údajů, které by bylo možné odstranit, ušetřit čas a snížit nepořádek.
      
25. Jaké vybavení nebo software by mohl tento proces urychlit nebo zjednodušit?.
    • Účel: Prozkoumat, jak mohou nové nebo stávající nástroje zvýšit produktivitu, snížit počet chyb nebo ušetřit čas.
      
26. Které úkoly v tomto procesu spotřebovávají více zdrojů, než je jejich přínos?.
    • Účel: Identifikovat úkoly náročné na zdroje, které přinášejí malou návratnost a jsou tak kandidáty na odstranění nebo optimalizaci.

Neváhejte tento seznam použít ve své firmě!